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効率大幅アップのGmail整理術のまとめ

今週水曜日にGmailの整理について書きました。

そして、今日ですべての整理が終わりました。

何十個(数えるのも面倒^^;)もあったラベルは
一番上の階層のラベルで1桁になりました。

結果、かなりスッキリして
メール処理の時間が半分以上減った感じです。

また、メールに対する精神的な束縛からも
解放されることが大きく
仕事に集中でき、かなり捗るようになりました。
 
 
効率化のために次のようなことをやりました。

1日に1回チェックすればいいものは
朝1回だけチェックするとルールを作りました。

そして、「朝Check」のラベルを作り
その下の階層に、メルマガやその他いくつかのラベルを配置しました。
(フィルタで受信トレイをスルーして、各ラベルが付くように設定)

そして、朝チェックが終わったら「朝Check」を折りたたむことで
下の階層が見えなくなるようにしました。
 
 
次々と届くメールは気になるので、
集中出来ない原因となります。

チェック後に折りたたんでおけば、
届いたメールが表示されませんから
全く気にならないので効果があります。
 
 
また、週に1度あるいは
月に1度程度チェックすればいいような
重要度が一番低いメールは、
フィルタで「低優先度」ラベルに移動するようにしました。

そして、チェックしたメールの中で、
朝はチェック出来ないけど
時間がある時に読む必要があるメールは
「後で読む」というラベルに移動するようにしました。
 
 
ただ、経験ある人も多いと思いますが、
後で読むものが増えてしまうと
読むのが面倒になってほったらかしになります。

そこで「後で読む」がついているメールは、
必ず当日中に読むというルールを決めました。
 
 
そして、読むほどではないけど、
削除はしたくないというメールは
次々とアーカイブするようにルールを決めました。

あとは、設定画面から「未読の場合は表示」を選択しました。

これにより、既読のラベルは非表示になりますので
画面がかなりスッキリします。
 
 
今回のGmailの整理は、
最初は増えすぎたラベルを減らすことを目的にやってました。

しかし、途中で気付いたのはメール処理のルールを作ると
かなり効率がアップするということでした。

前述したルールだけでも、以下のようなものがあります。

・「朝Check」ラベルは、朝1回チェックするのみ
・朝チェックしたら「朝Check」を折りたたむ
・「低優先度」は週に1回程度のチェック
(曜日や日を決めるとなおいい。今はまだ様子見。)
・時間を別にとって読む必要があるメールは「後で読む」に移動
・「後で読む」に移動したメールは、当日中に読む
・読むほどではないけど削除はしたくないというメールは次々とアーカイブ
さらに、効率アップとして
・朝メールチェックした後はGmailを閉じる
・18時以降にGmailを開き、2回目のチェックをする
というルールも作りました。
 
このルールを作ることで
メールチェックは1日に2回ということになりました。
 
 
1日中メール処理に追われているような人は少なくないと思います。

メール作業自体が仕事であればそれでいいのですが
メールが気になってしまい、
本来やるべきはずの仕事に集中できなかったり
仕事が思うように進まなかったりしていてはビジネスに悪影響です。

メールのルールを決められてない人は
ルールを決められることをオススメします。

そして、ルールを決めたら忘れないように紙に書くか、データで残すか
などをして定期的に見直しましょう!
 
 
で、最後に今回整理に役に立った無料サービスを1つご紹介します。

ご存知のとおり、Gmailは無料で使えますが
保存できる容量には制限があります。

容量については、下の方に「全体の65%」とか表示が出ます。

実際、私は65%だったのですが
これが簡単に32%になりゆとりが出来ました。


 
理由は大きなデータのみを削除したからです。

この大きなデータを自動で探してくれて教えてくれるサービスが
「Find Big Mail」です。

大きなデータのメールにラベルを付けて教えてくれます。

ラベルは自動で付くのでビックリしたのですが分かりやすいです。

メールは、削除した後ゴミ箱に行きますので
ゴミ箱を削除すればすぐに容量は減ります。

容量が気になってる人はぜひお試しください。
(サーチに多少時間がかかりますが放置しておけばいいです)

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By |2017-09-09T01:23:55+00:002011年 11月 5日|Categories: Google|0 Comments
この記事の著者 : 関達也
起業(副業、複業)コンサルタント/S・マーケティングジャパン株式会社 代表取締役 1970年7月生まれ。宮崎出身。千葉大学卒。妻、長女、長男、次女の5人家族。ブログ・メルマガ歴13年。自由な成功者を目指し起業するが、3度のどん底を経験。ひきこもりになるが、一畳半から1億稼ぎ這い上がる。現在、宮崎と東京(田舎と都会)のデュアルライフをしながら、セミナーや塾、オンラインサロンを主催。直接3,000名以上に新しい働き方や生き方を提供している。 →さらに詳しいプロフィールはこちら

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